„Sollen wir das kaufen oder selbst entwickeln lassen?" Diese Frage klingt nach einer technischen Entscheidung, ist aber in Wirklichkeit eine strategische. Sie berührt Fragen nach Ihrem Wettbewerbsvorteil, Ihren Ressourcen, Ihrer Risikobereitschaft und Ihrer Langfristplanung.
Fünf Fragen helfen dabei, diese Entscheidung systematisch zu treffen.
Frage 1: Ist dieser Prozess Teil dessen, womit wir Geld verdienen?
Es gibt einen wichtigen Unterschied zwischen Prozessen, die Ihr Unternehmen am Laufen halten, und solchen, die es vom Wettbewerb unterscheiden. Buchhaltung hält Ihr Unternehmen am Laufen – aber kein Kunde kauft bei Ihnen, weil Ihre Buchhaltung so gut ist. Für solche Prozesse ist Standard-Software fast immer die richtige Wahl.
Anders sieht es aus, wenn der Prozess Teil Ihrer Wertschöpfung ist: Ihr spezifisches Beratungsmodell, Ihre besondere Art der Auftragsabwicklung, Ihr individuelles Kundenportal. Hier kann individuelle Software ein echter Wettbewerbsvorteil sein – weil sie genau das abbildet, was Sie von anderen unterscheidet.
Frage 2: Wie einzigartig ist unser Prozess wirklich?
Viele Unternehmen glauben, ihre Prozesse seien einzigartiger als sie es wirklich sind. Tatsächlich gibt es für die meisten Geschäftsprozesse bereits ausgereifte Standard-Lösungen.
Prüfen Sie daher ehrlich: Gibt es bereits eine Lösung, die mindestens 80–90 % Ihrer Anforderungen abdeckt? Wenn ja, wie wichtig ist das fehlende 10–20 %? Können Sie damit leben oder Ihre Prozesse entsprechend anpassen?
Frage 3: Welche Integrationsanforderungen haben wir?
Eine Software, die perfekt für sich funktioniert, aber nicht mit Ihrer bestehenden IT-Landschaft kommuniziert, schafft neue Probleme. Prüfen Sie daher vor jeder Kaufentscheidung:
- Welche Systeme müssen angebunden werden?
- Bietet die Standard-Software die nötigen Schnittstellen?
- Was kostet die Integration – und wer übernimmt sie?
Oft stellt sich heraus, dass die Integrationskosten die Lizenzkosten deutlich übersteigen und ein Teil des vermeintlichen Kostenvorteils damit verschwindet.
Frage 4: Was sind die Gesamtkosten über fünf Jahre?
Vergleichen Sie nie nur die Anfangsinvestition. Eine seriöse Entscheidung berücksichtigt:
- Lizenzkosten über die Laufzeit (und zu erwartende Preiserhöhungen)
- Implementierungs- und Schulungskosten
- Kosten für Anpassungen und Erweiterungen
- Wartungs- und Supportkosten
- Opportunitätskosten durch fehlende Features oder ineffiziente Workarounds
Auf der anderen Seite stehen bei Individualentwicklung: Entwicklungskosten, jährliche Wartungskosten (typisch: 15–20 % der Entwicklungskosten) und Hosting.
Frage 5: Wie schnell brauchen wir die Lösung?
Standard-Software ist in der Regel schneller einsatzbereit. Individuelle Entwicklung dauert – je nach Umfang – drei bis zwölf Monate. Wenn Sie eine Lösung in vier Wochen brauchen, ist Individualentwicklung keine Option.
Manchmal ist der pragmatische Weg: jetzt eine Standard-Lösung einsetzen, um sofort handlungsfähig zu sein, und parallel eine individuelle Lösung planen, die in 12 Monaten die Standard-Lösung ablöst.
Das Fazit
Es gibt keine universelle Antwort. Aber wer diese fünf Fragen ehrlich beantwortet, trifft selten eine schlechte Entscheidung. Wenn Sie unsicher sind, diskutieren Sie die Antworten gerne mit uns – wir helfen Ihnen, eine fundierte Entscheidung zu treffen, auch wenn das bedeutet, dass wir Ihnen keine Software verkaufen.