„Was kostet das ungefähr?" ist die Frage, die in fast jedem ersten Gespräch gestellt wird. Und die ehrliche Antwort ist: Es kommt drauf an. Das ist keine Ausweichung – es ist die Wahrheit. Trotzdem gibt es Richtwerte, Kostentreiber und eine systematische Art, den ROI zu berechnen. All das schauen wir uns in diesem Artikel an.
Warum Pauschalpreise selten stimmen
Individuelle Software ist – wie der Name sagt – individuell. Eine einfache Datenbankoberfläche für zehn Mitarbeiter ist etwas völlig anderes als eine Multi-Mandanten-Plattform mit Kundenzugang, Zahlungsintegration und mobiler App. Beides ist „Software", aber der Aufwand unterscheidet sich um den Faktor 10.
Trotzdem gibt es Orientierungswerte, die in der Praxis verlässlich sind:
- Kleine Automatisierung oder Schnittstelle: 5.000 – 15.000 €
- Internes Tool oder einfaches Kundenportal: 15.000 – 40.000 €
- Komplexe Webanwendung mit mehreren Modulen: 40.000 – 120.000 €
- Umfangreiche Plattform mit App, API und Integrationen: ab 120.000 €
Was den Preis treibt
Diese Faktoren erhöhen den Aufwand – und damit den Preis – am stärksten:
- Unklare Anforderungen: Wenn während der Entwicklung häufig Anforderungen geändert werden, steigt der Aufwand erheblich. Gute Vorbereitung zahlt sich aus.
- Komplexe Integrationen: Je mehr externe Systeme angebunden werden müssen, desto aufwendiger. Besonders legacy Systeme ohne moderne API sind teuer in der Anbindung.
- Hohe Sicherheitsanforderungen: Datenschutz, Verschlüsselung, Zertifizierungen – all das ist sinnvoll, aber nicht kostenlos.
- Mehrsprachigkeit, Mandantenfähigkeit, Skalierungsanforderungen: Features, die beim Start optional erscheinen, aber die Architektur von Grund auf beeinflussen.
Was den Preis senkt
- Klar definierte, stabile Anforderungen vor dem Start
- Nutzung moderner Frameworks statt proprietärer Eigenentwicklungen
- Schrittweiser Aufbau: erst das Wichtigste, Erweiterungen später
- Aktive Mitarbeit bei der Anforderungsanalyse und beim Testing
Die versteckten Kosten, die vergessen werden
Beim Vergleich mit Standard-Software werden oft nur die Entwicklungskosten berücksichtigt. Auf Seiten der Standard-Software fehlen aber häufig:
- Laufende Lizenzkosten (die oft jährlich steigen)
- Kosten für Anpassungen durch den Anbieter
- Schulungsaufwand bei jedem Update
- Kosten für Workarounds bei fehlenden Features
- Eventuelle Migrationskosten beim Wechsel
Individuelle Software hat nach der Entwicklung keine Lizenzgebühren. Die Wartungskosten (Updates, Hosting, kleine Anpassungen) liegen typischerweise bei 10–20 % der Entwicklungskosten pro Jahr.
Wie Sie den ROI berechnen
Eine einfache Formel: Summieren Sie die aktuellen jährlichen Kosten des Problems (Arbeitszeit, Fehler, verpasste Chancen). Teilen Sie die Entwicklungskosten durch diese Summe. Das Ergebnis ist der Break-Even in Jahren.
Beispiel: Prozess kostet 18.000 € pro Jahr (Arbeitszeit + Fehlerkorrektur). Entwicklung kostet 22.000 €. Break-Even: 22.000 / 18.000 = 1,2 Jahre. Ab dem zweiten Jahr spart die Software netto.
Wenn Sie wissen wollen, was eine konkrete Lösung für Ihr Unternehmen kosten und bringen würde – sprechen Sie uns an. Wir erstellen Ihnen eine ehrliche Schätzung, auch wenn am Ende nichts aus unserem Gespräch wird.